A partir de 2025, todas las empresas y autónomos en España estarán obligados a emitir facturas electrónicas en sus operaciones comerciales. Esta medida, establecida por la Ley 18/2022, conocida como Ley “Crea y Crece”, busca impulsar la digitalización, mejorar la transparencia y reducir la morosidad entre empresas. Aunque el cambio supone un desafío, también representa una oportunidad para modernizar los procesos y ganar competitividad en un mercado cada vez más digital.

La factura electrónica es un documento digital que cumple con los mismos requisitos legales y fiscales que las facturas en papel. Sin embargo, su implementación requiere un esfuerzo de adaptación tecnológica por parte de las empresas, especialmente las pequeñas y medianas. La medida se aplicará de manera escalonada: las empresas con una facturación anual superior a 8 millones de euros tendrán un año para adaptarse desde la publicación del reglamento correspondiente, mientras que las empresas y autónomos con facturación inferior a este umbral dispondrán de dos años.

El objetivo principal de esta normativa es reducir el fraude fiscal, mejorar el control sobre las transacciones comerciales y combatir la morosidad. La obligatoriedad de la factura electrónica garantizará que todas las operaciones queden registradas, proporcionando mayor trazabilidad y seguridad tanto para las empresas como para la Administración. Además, se espera que esta medida fomente la eficiencia operativa, eliminando procesos manuales y reduciendo costes administrativos.

Un elemento clave de esta transición será el sistema VERI*FACTU, desarrollado por la Agencia Tributaria. Este sistema permitirá el registro en tiempo real de las facturas electrónicas, asegurando una mayor transparencia y simplificación de los procesos fiscales. Para adaptarse a este sistema, las empresas deberán actualizar sus herramientas de facturación, asegurándose de que cumplen con los requisitos técnicos establecidos, como el uso de formatos estructurados (Facturae o XML), la firma electrónica y la accesibilidad de las facturas durante al menos cuatro años.

La adopción de la factura electrónica no solo es una obligación legal, sino también una oportunidad para mejorar la gestión empresarial. Este sistema permite un acceso más rápido a la información, facilita la planificación financiera y reduce los errores en la documentación. Además, contribuye a la sostenibilidad al eliminar el uso de papel, un valor añadido en un contexto en el que la responsabilidad medioambiental es cada vez más relevante para clientes y socios comerciales.

No obstante, el proceso de implementación puede ser complejo, especialmente para las pequeñas empresas y autónomos que aún no han digitalizado sus procesos. Por ello, es fundamental prepararse con antelación. El primer paso es evaluar los sistemas actuales de facturación y determinar si cumplen con los nuevos requisitos. A partir de ahí, es recomendable capacitar al personal, establecer un plan de transición y elegir un proveedor tecnológico que ofrezca un software homologado y adaptado a las necesidades de la empresa.

La resistencia al cambio es comprensible, pero las ventajas a largo plazo de la factura electrónica son innegables. Este sistema permite un mayor control sobre las operaciones, reduce los tiempos de gestión administrativa y garantiza el cumplimiento de las obligaciones fiscales. Además, facilita la internacionalización, ya que la factura electrónica es un estándar global que simplifica las relaciones comerciales con empresas extranjeras.

Obligación, también, para autónomos

Para los autónomos, la factura electrónica puede parecer un reto adicional, pero también representa una oportunidad para profesionalizar su actividad. Automatizar la emisión de facturas no solo reduce errores, sino que también mejora la relación con los clientes y simplifica la declaración de impuestos.

El incumplimiento de esta normativa tendrá consecuencias. Las empresas que no se adapten al nuevo sistema se enfrentarán a sanciones económicas y corren el riesgo de perder competitividad en un entorno donde la digitalización es clave para el éxito. Además, el no emitir facturas electrónicas podría dificultar las relaciones comerciales, ya que cada vez más empresas demandan este formato como parte de sus procesos internos.

Es importante destacar que esta medida no surge de manera aislada. Forma parte de una tendencia global hacia la digitalización de los sistemas fiscales y comerciales. Países como Italia y México ya han implementado la obligatoriedad de la factura electrónica con resultados positivos, tanto en términos de eficiencia como de recaudación fiscal.

A pesar de los retos, este cambio representa una oportunidad para modernizar el tejido empresarial español. Adoptar la factura electrónica no solo asegura el cumplimiento normativo, sino que también prepara a las empresas para un futuro donde la digitalización será imprescindible. Este es el momento de invertir en herramientas tecnológicas, capacitar a los equipos y adoptar una mentalidad abierta al cambio.

En este proceso, la planificación es clave. Adaptarse a la factura electrónica no es algo que se pueda hacer de la noche a la mañana. Las empresas deben comenzar cuanto antes a evaluar sus necesidades, buscar proveedores tecnológicos y establecer un calendario claro para la transición. Además, es importante estar al tanto de las actualizaciones normativas y contar con el asesoramiento adecuado para cumplir con todos los requisitos legales.

La visión de una experta: Sara Soriano
Sara Soriano, gerente y consultora en Transformación Digital e Innovación Tecnológica de E.P. Corp. 360º, destaca que la factura electrónica no solo es un requisito legal, sino una oportunidad para transformar la gestión empresarial. “La factura electrónica simplifica procesos, reduce costes administrativos y permite un mayor control de las operaciones. Es el paso necesario para avanzar hacia la digitalización completa de las empresas”, señala.

Además, enfatiza que la implementación de herramientas como los cajones de pago inteligentes puede complementar este cambio, optimizando la gestión financiera y evitando errores humanos. “Este tipo de tecnología permite agilizar el cierre de caja, detectar billetes falsos y mejorar la experiencia del cliente”, explica.

Para Soriano, el éxito de esta transición radica en la planificación y el asesoramiento profesional. “En E.P. Corp. 360º ayudamos a las empresas a identificar sus necesidades específicas, implementar soluciones tecnológicas y capacitar a sus equipos para aprovechar al máximo las herramientas digitales”, añade.

El 2025 marca un antes y un después en la gestión empresarial en España. Adaptarse a la factura electrónica no es solo una obligación, sino una oportunidad para modernizarse, ser más competitivo y eficiente. Este cambio, aunque desafiante, puede ser el impulso que muchas empresas necesitan para avanzar hacia una gestión más ágil y sostenible.

Como concluye Sara Soriano: “La digitalización no es el futuro; es el presente. La factura electrónica es solo el comienzo de una transformación que, bien gestionada, puede ser la mayor ventaja competitiva para las empresas españolas”.

El momento de prepararse es ahora. Las empresas que abracen este cambio estarán mejor posicionadas para liderar en un entorno cada vez más digital y competitivo. ¿Estás listo para dar el salto? La clave está en actuar con visión y aprovechar las oportunidades que la digitalización ofrece.