Este mes de julio, es el mes tradicional de las rebajas. Las famosas rebajas, que hacen las delicias de los compradores, y que alivian los almacenes de los comerciantes, a los cuales, les ayuda a hacer caja y deshacerse de stock de temporada, para permitir la entrada de las nuevas colecciones.

Tras esta oferta de los comerciantes, hay cuestiones, que todas las empresas deben de plantearse. He visto muchas compañías, en las que, la gestión del almacén es uno de sus puntos débiles, pues no lo tienen bien tratado, ni controlado, de ahí que haya que sacar género o darlo de baja.

Me voy a centrar en la gestión de almacenes en general, como puede ser el de tu empresa; de moda, pintura, muebles, o lo que fuere. Vamos a ver algunas cosas que se deben de hacer para asegurar la eficiencia de estos:

Hacer inventario regularmente, es muy importante conocer el detalle de las existencias y de su valor. He visto muchos almacenes donde se perdía el dinero, porque nadie controlaba lo que había, ni tampoco estaba valorado correctamente. Hacerlo al menos una vez al año. Dependiendo del sector, puede ser mensual o hasta diario.

Hace poco visité una compañía. En sus instalaciones, no había sitio en el parquin y me invitaron a estacionar en el almacén. En consecuencia, conocí el mismo y vi lo que había en su interior. Pregunté al propietario, por el valor de lo que tenía allí, me dio una cantidad, que era una cuarta parte de lo que posteriormente al realizar el inventario salió. Indagando algo más se puso en evidencia, que era más sencillo para el personal comprar nuevos materiales, que cogerlos del almacén, pues simplemente no tenían que ir a buscarlos, con lo que estaban gastando mucho más, y lo almacenado, se estaba depreciando. La gestión de éste era inexistente.

Tener criterios de entrada y de salida; saber qué entra, en qué concepto, y tenerlo ordenado, esto facilita la salida de material y el conocimiento de las existencias que tenemos. El criterio de salida dependerá de cómo quieras gestionar el negocio, así como el valor, te recuerdo que están el LIFO (last in first out), sacarlo con el último precio, el FIFO (first in first out) lo que sale, lo hace con el valor del primero que entró, o el precio medio ponderado. Lo que perseguimos es conocer la valoración real del mismo.

Los costes de tener género en un almacén son variados y deberías de calcularlos:

1.- El coste del material (obvio).
2.- El coste de financiación del stock que tengas.
3.- El coste de almacenamiento, el metro cuadrado o cúbico y su manipulación.
4.- La depreciación del material ya sea por obsolescencia, caducidad u otro motivo.
5.- El riesgo de robo, incendio, catástrofe etc. Coste de seguro.
6.- Costes de reposición si se rompe el stock. Pueden ser superiores por cuestiones de volumen, logística, disponibilidad, etc.

Hacer una correcta gestión del almacén, es decir, conocer cuál es tu stock óptimo, cual es el stock de seguridad, cuando tienes que lanzar un pedido para no quedarte sin género, etc. Un buen ERP, te resuelve todo esto, la IA, te puede ayudar a gestionar información de la demanda. Hay muchos empresarios, que compran por intuición, sin hacer un cálculo real o basarse en estimaciones concretas. Una correcta planificación de las compras es esencial.

A veces los compradores, solo tienen indicaciones de buscar precios y calidades, pero no tienen acceso a esa información sobre la rotación, establecer un sistema de información y un procedimiento adecuado para comprar de forma inteligente. Entre otras cosas, intenta que se pueda devolver material si no sale.

Vigila bien cuales son los productos que rotan, el período medio de almacenamiento de cada uno de ellos, así como el tiempo de disponibilidad que tienen al servirlos, ello a fin de mantener tu stock óptimo y que ni te falte, ni se acumule.

Periódicamente, debes de revisar qué tienes almacenado y diseñar un plan de salida del stock, antes de tener que liquidarlo a precio de saldo. Esto supone aprovechar el mismo para hacer determinadas operaciones, hacer crosselling, (venta cruzada), apalancándolo con otros productos, consiguiendo más valor, o diseñar ofertas atractivas a clientes concretos, que alivien la situación y te permitan no acumular existencias, que te pueden dar problemas posteriores.

Calcula bien el coste de lo que estás vendiendo cuando sacas saldos o rebajas. Hay quien hace el cálculo de forma lineal, pensando que, si rebaja el precio un 20% por ejemplo, su margen cae en esa cantidad, y no es así. Te pongo un ejemplo; un producto que cuesta 60 €, lo vendes en 100 €, tienes 40 € de margen, le has mar cado un 66.6%, si le quitas un 20% y lo vendes a 80 € tu margen ahora es de 20 €, un 50% menos de margen. Si tu objetivo fuera, que al final tus resultados no se movieran, deberías de incrementar tus ventas en un 100%, es decir, el doble, de lo que haces ahora.

La cuestión es, saber realmente cuánto te está costando ese elemento que tienes en el almacén si le tuvieras que imputar todos los costes, y el volumen óptimo de stock que necesitas. Revisa todo esto y busca la clave para optimizarlo y reducir tus costos.
De momento nos vamos a las rebajas.

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