¿Qué es Verifactu exactamente?

Verifactu no es un programa, sino el nombre coloquial del reglamento aprobado por el Real Decreto 1007/2023 —y sus posteriores modificaciones— que establece los requisitos técnicos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
El objetivo es garantizar que las facturas emitidas sean íntegras, trazables, inalterables y verificables, evitando fraudes y errores contables.

¿A quién afecta y quién tiene obligación de usarlo?

Afecta a todas las empresas y profesionales que emiten facturas mediante un sistema informático de facturación.
Quedan exceptuados los obligados al Suministro Inmediato de Información (SII) y quienes operen bajo normativas forales como TicketBAI (País Vasco y Navarra).

¿Cuándo entra en vigor Verifactu?

Las bases del reglamento ya están en vigor, aunque los plazos de aplicación plena varían según el tipo de contribuyente:

• Empresas: desde el 1 de enero de 2026.
• Autónomos: desde el 1 de julio de 2026.
  El Real Decreto 254/2025 ha ajustado estos plazos y precisado detalles técnicos.

¿Puedo seguir usando mi software actual de facturación?

Sí, si se actualiza y cumple con los requisitos Verifactu.
Si tu software no puede adaptarse, deberás migrar a otro sistema homologado por la Agencia Tributaria.

Requisitos técnicos principales del sistema Verifactu

1. Integridad e inalterabilidad: las facturas no pueden modificarse sin dejar registro.
2. Trazabilidad: el sistema debe registrar quién hace qué y cuándo.
3. Conservación y legibilidad: los registros deben mantenerse accesibles durante los años que exige la ley.
4. Generación de registro estructurado: cada factura debe crear un fichero de alta (por ejemplo, en formato XML).
5. Código QR obligatorio: cada factura incluirá un QR con la información requerida.
6. Firma digital y huella (hash): para garantizar autenticidad e integridad.
7. Declaración responsable: el fabricante del software debe certificar que cumple Verifactu.

Modalidades Verifactu y no Verifactu

• En modalidad Verifactu, los registros se envían automáticamente en tiempo real a la Agencia Tributaria.
• En modalidad no Verifactu, el sistema cumple los mismos requisitos, pero sin el envío automático, manteniendo controles internos.

¿Qué pasa si no cumplo con Verifactu?

El incumplimiento puede conllevar sanciones de hasta 50.000 euros, además de pérdidas de productividad y errores contables. La Agencia Tributaria exigirá pruebas de que el sistema utilizado cumple la normativa y conserva los registros exigidos.

¿Existen programas Verifactu gratuitos?

Podrán aparecer herramientas gratuitas o de bajo coste, especialmente dirigidas a profesionales con bajo volumen de facturación, aunque suelen ofrecer funciones limitadas. Además, la Agencia Tributaria prevé habilitar un aplicativo web de último recurso para quienes no dispongan de software propio.

¿Puedo usar Excel o Word para facturar?

No. Los programas genéricos no cumplen con los requisitos técnicos exigidos: no generan registros de eventos, no aplican huella digital ni garantizan inalterabilidad. Se necesitará un software de facturación homologado conforme a Verifactu.

¿Cómo saber si mi programa actual ya cumple Verifactu?

Tu software debe:

• Generar códigos QR y registros de alta.
• Mantener registros inalterables y auditables.
• Registrar eventos de usuario (acciones realizadas).
• Incluir una declaración responsable del fabricante.
• Ofrecer opción de remisión automática a la AEAT si eliges la modalidad Verifactu.

Novedades que verán los clientes en la factura

• Cada factura incluirá un código QR verificable.
• En algunos casos, aparecerá la leyenda “Factura verificable” o “VERI*FACTU”.
• Los clientes podrán comprobar la validez del documento escaneando el QR.

Guía básica: cómo empezar desde cero

Lo que necesitas a nivel técnico

• Un dispositivo con Internet (ordenador, tablet o móvil).
• Conexión estable para enviar registros si usas modalidad Verifactu.
• Espacio seguro de almacenamiento local o en la nube para conservar facturas y registros.

Lo que necesitas a nivel de software

• Un software de facturación homologado que cumpla los requisitos Verifactu.
• Capacidad para generar registros estructurados, QR y sellos hash.
• Registro automático de eventos (acciones, fechas, usuarios).
• Declaración responsable del proveedor del sistema.

Paso a paso: cómo se emite una factura bajo Verifactu

1. Accede al software y crea la factura con los datos del cliente y servicios.
2. Al emitirla, el sistema genera automáticamente:
   • El documento de factura (PDF o digital).
   • Un registro estructurado (alta).
   • Una huella digital o sello (hash).
   • Un código QR y registro de evento.
3. Si estás en modalidad Verifactu, el sistema envía la información a la AEAT de forma automática.
4. Si el envío falla, se reintenta hasta recibir confirmación.
5. Las facturas y registros quedan almacenados de forma inalterable durante los años exigidos por ley.

Lo que no sirve

• No se pueden usar Excel, Word ni plantillas básicas.
• No vale emitir facturas y subirlas manualmente a Hacienda.
• No se puede modificar una factura sin registro del cambio.
• No es válido un sistema que no conserve los registros de forma segura y legible.

La entrada Verifactu: preguntas frecuentes y guía completa para empezar desde cero se publicó primero en PYMES MAGAZINE.