¿Tienes un organigrama? Esta es una pregunta que hago siempre a mis clientes, las respuestas son variadas, sí, no, no está actualizado…… Aquí viene lo interesante, vamos a verlo. Muchos empresarios hacen un organigrama de su empresa, que cuando lo ves parece el de la General Motors de los años sesenta, un número enorme de casillas, tres o cuatro niveles de categorías, y un número de reportes directos enorme, he visto alguno con más de veinte.
Tras ver el organigrama, la pregunta obligada es ¿de verdad es esto así?, no me parece que tengas tanta gente en tu empresa. Hay explicaciones de todo tipo, pero en la mayoría de los casos no se trata de un reflejo real de lo que acontece en la empresa, sino de lo que le gustaría que fuese al dueño. Luego, ¿cómo tendría que ser tu organigrama?, vamos a verlo.
Hay que distinguir dos cosas. Uno son las funciones que hay que cubrir en la empresa, esas suelen estar más o menos claras, pues todas tienen un gerente, un departamento de ventas, marketing, un departamento de administración, finanzas, recursos humanos, operaciones, postventa, logística, etc. Otra cosa, es que varias de esas funciones sean llevadas a cabo por una misma persona, hay alguien que lleva administración, recursos humanos, logística, facturación y no sé qué más. Luego el organigrama no tiene tantas casillas, sino muy pocas, en las que se aúnan múltiples funciones.
Otro de los errores muy comunes que veo, es que primero se pone a las personas que tenemos y luego se les adjudican las funciones, aunque esa persona no sea válida, o no controle la materia específica, pero el asunto es colocarlo en algún lugar. ¿Le darías las llaves de tu coche a alguien que no tiene carné y no ha conducido nunca?, pues algunos en su empresa lo hacen. He visto directores de ventas que no venden, no saben vender, ni gestionar los vendedores, pero por ser quien son, ocupan el puesto automáticamente, financieros, que no conocen el Plan General de Contabilidad y no saben hacer una previsión de tesorería, pero “llevan aquí toda la vida”, puedo contar muchos casos. Hay organigramas que como hemos visto, se hacen para colocar a las personas que tenemos en la empresa, y los hay que realmente sirven para la operativa diaria de la compañía.
Vayamos al principio. Define las funciones que tienen que cubrirse en la empresa, diseña el organigrama de funciones, adáptalo al tamaño de tu empresa, hay que aunar funciones similares, o agruparlas en departamentos con más contenido. Una vez que las tengas, define el puesto, qué es exactamente lo que tiene que hacer, qué objetivos tendrá, de qué se responsabilizará, qué dependerá del mismo. Vigila que no haya tareas repetidas en diferentes departamentos, así como no se queden responsabilidades, ni funciones en tierra de nadie, documéntalo, escríbelo. El siguiente paso es determinar las habilidades, conocimientos, experiencia, o lo que sea necesario, que esa persona, que aspira al puesto, debería de tener. Diseña el perfil de este. No caigas en el error de crear muchos niveles, intenta que sea lo más plano posible, dos o tres niveles como máximo, cuida el número de reportes directos, más de siete son demasiados, cinco es un número adecuado.
Ya tienes el perfil del puesto, la descripción de éste, las responsabilidades, ahora es cuando tienes que determinar quién va a ocuparlo. Puedes llevar a cabo una selección, o si no tienes la posibilidad de llevarla a cabo, vuelve a la situación de colocar a los peones de los que dispones, pero ahora ya, sabiendo lo que realmente tienen que hacer y los conocimientos, habilidades o experiencia que necesitan. Si las personas no son adecuadas, ve pensando en cambiarlas, si se pueden adaptar al puesto, ve explorando cómo pueden conseguir esa formación o esa experiencia necesaria.
Ve adaptando conforme va avanzando tu empresa el organigrama a la nueva realidad, piensa que la propia compañía debe de ir cambiando, digitalización, nuevos mercados, diferentes formas de competir, exigencias legales etc., todo esto ha de estar en tu organigrama, y debe de estar actualizado.
Ahora vamos a ti empresario, a tu puesto, gerente, director, CEO, el que tengas. No te olvides que también debes tener la descripción y el perfil de este, donde debes constatar, si tú realmente tienes lo necesario para cubrir el puesto con éxito, éste y cualquier otra función que hagas en la empresa, pues con frecuencia, lo mismo haces de CEO, que de vendedor, o de recursos humanos. ¿Tienes la preparación necesaria para ello? ¿Qué vas a hacer? ¿Hablamos?
