El uso de software en las empresas no deja de crecer, pero también lo hacen los costes ocultos. Según ERA Group, los fallos en aplicaciones críticas pueden suponer hasta un millón de dólares por hora, lo que equivale a más de 45 millones al año en grandes corporaciones. Para evitar estas pérdidas, la consultora especializada en optimización de costes propone una metodología clara: controlar, evaluar y racionalizar el uso del software.
¿Por qué se pierde dinero con el software?
Hoy en día, casi todas las áreas de una empresa dependen de herramientas digitales. Sin embargo, la rápida adopción de tecnología sin planificación estratégica genera ineficiencias. Entre las causas más comunes de sobrecoste están las licencias infrautilizadas, los contratos confusos y la falta de control sobre el rendimiento real del software.
Paso 1: Identificar el exceso de licencias y proveedores
Muchas empresas acumulan software innecesario. Modelos freemium y ventas agresivas hacen que empleados y departamentos adopten herramientas por separado. El resultado: licencias duplicadas y poco uso. En un caso reciente, una empresa con 450 empleados tenía 3.900 licencias activas, pero solo 250 eran utilizadas con frecuencia.
Paso 2: Analizar contratos y tarifas
Los contratos de software incluyen cláusulas difíciles de interpretar. Cambios en el producto o migraciones a la nube pueden encarecer el servicio. Además, los precios varían según volumen o tipo de uso. Evaluar a los proveedores desde una perspectiva competitiva es fundamental para negociar condiciones más justas.
Paso 3: Medir el rendimiento real del software
No basta con saber si una herramienta funciona; hay que comprobar si mejora la productividad. Un ejemplo: un empleado que emite 4.160 facturas al año genera un coste de 300.000 euros. Si un software reduce ese tiempo a la mitad por solo 50.000 euros, se ahorra más de 100.000 euros anuales. Sin seguimiento, este valor se pierde.
Paso 4: Fortalecer la gobernanza y centralizar decisiones
Las decisiones de compra muchas veces se toman por departamentos sin visión global. Esto lleva a integrar sistemas sin evaluar su coste o rendimiento. En un sector que crece más de un 50% anual, es vital revisar contratos y establecer normas claras para nuevas adquisiciones.
“El segundo trimestre es clave para revisar contratos y tomar decisiones estratégicas”, señala Fernando Vázquez, socio consultor de ERA Group España. “Con información precisa, se reducen costes y riesgos.”
Más control, más eficiencia
La gestión del software empresarial debe formar parte de la estrategia de negocio. Implementar un modelo de control como el de ERA Group permite a las empresas ahorrar costes sin comprometer calidad ni operatividad.