IFMA España ha publicado el informe Workshop: Gestión de flotas. Todo va sobre ruedas. Informe de conclusiones, un documento que identifica la digitalización, la calidad del dato, la electrificación, la complejidad operativa y la gestión transversal como algunos de los principales desafíos de la movilidad corporativa.
La gestión de flotas gana peso estratégico
La gestión de flotas corporativas se ha consolidado como una función estratégica para las organizaciones.
Este cambio se produce en un contexto marcado por más de un millón de vehículos en renting operando actualmente en España.
También influyen la creciente presión sobre la sostenibilidad, la eficiencia operativa y el control de costes.
En este escenario, IFMA España, capítulo español de la International Facility Management Association, ha publicado el informe Workshop: Gestión de flotas. Todo va sobre ruedas. Informe de conclusiones.
El documento recoge los principales retos, tendencias y oportunidades que están transformando esta actividad dentro del ámbito del Facility Management y los servicios corporativos.
Un informe elaborado desde la experiencia profesional
El informe se ha elaborado a partir de las conclusiones extraídas durante el workshop organizado por la Comisión de Sostenibilidad de IFMA España.
La jornada se celebró en la sede de Serveo.
El documento reúne las aportaciones de responsables de flotas, movilidad, compras, servicios generales, sostenibilidad, recursos humanos, operaciones y tecnología de algunas de las principales organizaciones del país.
Las conclusiones reflejan una realidad compartida por las empresas participantes.
La gestión de flotas ha dejado de ser una función meramente administrativa.
Hoy tiene impacto directo en la eficiencia empresarial, la sostenibilidad, la experiencia del empleado, la fiscalidad, la seguridad y la reputación corporativa.
El Facility Manager, figura clave en la movilidad corporativa
Almudena García, vocal de la Junta Directiva y sponsor de la Comisión de Sostenibilidad de IFMA España, ha señalado que la gestión de flotas ya no puede abordarse de forma aislada.
Según ha explicado, requiere una visión global que conecte operaciones, sostenibilidad, tecnología, compras, recursos humanos y experiencia de usuario.
García ha destacado que, por esa capacidad de coordinación transversal, el Facility Manager está llamado a convertirse en una figura clave para afrontar los desafíos que marcarán el futuro de la movilidad corporativa.
También ha subrayado que gestionar una flota hoy significa gestionar datos, eficiencia, sostenibilidad y personas.
Una gestión cada vez más compleja
Uno de los principales mensajes del informe es la creciente complejidad que rodea a la gestión de flotas.
Más allá de la contratación de vehículos, las organizaciones deben coordinar procesos relacionados con pedidos, entregas, devoluciones, mantenimiento, documentación, seguros, incidencias, facturación, imputación de costes, gestión de usuarios y seguimiento de consumos.
Los profesionales participantes coinciden en que la carga administrativa asociada a estas tareas ha aumentado de forma significativa durante los últimos años.
Sin embargo, los equipos responsables continúan trabajando en muchos casos con recursos limitados.
Esta realidad ha elevado el peso estratégico de una función que hoy participa activamente en la consecución de objetivos de eficiencia, sostenibilidad y calidad de servicio.
El dato y la integración tecnológica
La digitalización ha avanzado de forma significativa en la gestión de flotas.
No obstante, el informe concluye que el gran desafío ya no es disponer de más herramientas.
La clave está en conseguir que estas herramientas estén conectadas entre sí.
Muchas organizaciones trabajan todavía con múltiples plataformas, proveedores y fuentes de información.
Estas generan datos valiosos, pero poco integrados.
Esta situación obliga a mantener procesos manuales, duplicidades y revisiones constantes.
Además, dificulta la obtención de una visión global y actualizada de la flota.
Calidad del dato para decidir mejor
El informe identifica la calidad del dato como uno de los factores diferenciales para los próximos años.
Disponer de información fiable sobre costes, emisiones, kilometraje, uso de los vehículos o asignaciones permitirá tomar decisiones más eficientes.
También facilitará que esas decisiones estén alineadas con los objetivos corporativos.
La gestión de flotas requiere, por tanto, información ordenada, actualizada y útil para anticipar necesidades, controlar costes y mejorar la eficiencia operativa.
Electrificación y sostenibilidad con realismo
La sostenibilidad ocupa un lugar destacado entre las conclusiones del informe.
Las empresas reconocen que la electrificación seguirá ganando protagonismo.
Este avance estará impulsado por la regulación, los compromisos ESG y las estrategias corporativas de descarbonización.
Sin embargo, los participantes advierten de que la transición energética no puede abordarse mediante soluciones uniformes.
La viabilidad de los vehículos eléctricos o híbridos depende de factores como los patrones de uso, la disponibilidad de infraestructura de recarga, la dispersión geográfica de la actividad, las necesidades operativas y los hábitos de los usuarios.
El informe concluye que electrificar una flota no consiste únicamente en sustituir vehículos.
Implica adaptar procesos, infraestructuras y formas de trabajo a una nueva realidad operativa.
El factor humano sigue siendo determinante
Junto a la tecnología y la sostenibilidad, el documento subraya la importancia del usuario.
La correcta utilización de los vehículos, el cumplimiento de las políticas internas, la comunicación de incidencias, la gestión de recargas o mantenimientos y la adopción de hábitos responsables tienen un impacto directo sobre la eficiencia de las operaciones.
En este sentido, el informe pone de relieve la necesidad de reforzar la formación, la comunicación interna y la autonomía de los usuarios.
El objetivo es reducir la dependencia de los equipos de flota para resolver cuestiones operativas cotidianas.
Una gestión cada vez más transversal
Otra de las principales conclusiones es que la gestión de flotas ya no puede desarrollarse de manera aislada.
Compras, Finanzas, Recursos Humanos, Operaciones, Tecnología, Sostenibilidad, Legal y Compliance participan cada vez más en decisiones relacionadas con la movilidad corporativa.
Esta transversalidad obliga a establecer políticas claras, procesos bien definidos y mecanismos de coordinación.
Con ello, las organizaciones pueden equilibrar objetivos económicos, operativos, ambientales y de experiencia de usuario.
Nueve conclusiones para entender el sector
Además de estos retos, el informe identifica otras tendencias que marcarán la evolución de la gestión de flotas durante los próximos años.
Entre ellas figuran el predominio de los modelos de gestión interna frente a la externalización completa.
También destaca la creciente importancia de las licitaciones y la relación con proveedores.
El documento señala además la aparición de nuevas fórmulas de movilidad corporativa, como el car sharing o los vehículos pool.
Asimismo, recoge la necesidad de avanzar hacia modelos de gobernanza más coordinados y apoyados en datos fiables.
En conjunto, el informe dibuja una hoja de ruta para las organizaciones que buscan adaptar la gestión de sus flotas a un entorno cada vez más complejo, regulado y exigente.
IFMA España impulsa conocimiento profesional
Rubén Hernández, gerente de IFMA España, ha señalado que este informe es un ejemplo del valor que la entidad aporta a los profesionales.
Según ha explicado, permite convertir la experiencia y el conocimiento compartido de la comunidad en herramientas útiles para afrontar los retos del Facility Management.
Hernández ha destacado que el objetivo de IFMA España es seguir impulsando espacios de encuentro para identificar tendencias, compartir buenas prácticas y contribuir a la profesionalización del sector.
Con la publicación de este informe, IFMA España refuerza su papel como espacio de generación de conocimiento y reflexión para los profesionales del Facility Management.
También impulsa el intercambio de experiencias y la profesionalización de una función que gana relevancia dentro de las estrategias corporativas de sostenibilidad, movilidad y eficiencia operativa.
Participantes en la jornada
En la elaboración del informe han participado Arantzazu Fernández, gerente de Compras Estratégicas, dirección de Supply Chain y Riesgos y Cambio Climático de Serveo; Juani Celada Martínez, responsable de flota de Makro; Mariana Guerra Marti, buyer Compras Estratégicas en Serveo; Ana Cabello, directora de Compensación y Beneficios de Capgemini; y Adela Cuadros, responsable de Digital Facility Management de Vodafone.
También han participado Rubén Matarín Gómez, director de Flota de Nealis; María Muñoz, responsable de Grandes Cuentas y Renting de Renault España; Paloma Sánchez, supervisora de la Gestión de Transportes de RTVE; Laura Arteaga, subdirectora de Servicios Generales de RTVE; David Montilla Hernando, gestor de flota de Moeve; José Manuel Yamuza, responsable de Logística de CaixaBank Facilities Management; Helson Leal, asesor técnico de Radiobit Sistemas; Juanma Fernández, Global Mobility Manager de Grup Mediapro; José Luis Martín Criado, gestor de Flota de Redeia; y Esteban Puig Arguiñano, business developer de Chargeguru.
IFMA España y el facility management
IFMA España es el capítulo español de la International Facility Management Association.
Se creó en enero de 2011 con el objetivo de promover el conocimiento del Facility Management y el valor añadido que aporta al mundo empresarial y a la sociedad.
Su presidente es Enrique Carrero.
El Facility Management es una función organizativa que integra las personas, los espacios de trabajo y los procesos dentro del entorno del inmueble.
Su propósito es mejorar la calidad de vida de las personas y la productividad de su actividad principal.
IFMA España promueve tres líneas estratégicas: la celebración de eventos centrados en áreas específicas de interés profesional, el impulso de espacios para compartir conocimiento y experiencia vinculados al Facility Management, y la apuesta por la investigación para aportar valor a la comunidad de gestión integral de bienes y servicios.
