El plan de formación de las pymes debe revisarse antes de entrar en el último tramo del ejercicio. La incorporación de tecnología, los cambios organizativos, las nuevas obligaciones y los riesgos de seguridad pueden dejar desfasadas las prioridades definidas meses atrás. Analizar lo ejecutado, detectar competencias emergentes y reordenar las acciones pendientes permite concentrar los recursos en las necesidades actuales de la empresa.
Un plan de formación no debería funcionar como un calendario cerrado que permanece sin cambios desde su aprobación. Las necesidades de una empresa evolucionan cuando incorpora herramientas, modifica procedimientos, contrata nuevos perfiles, reorganiza equipos o detecta problemas que no estaban previstos al comenzar el año.
DEKRA recomienda revisar periódicamente la programación para comprobar qué acciones se han ejecutado, cuáles han perdido prioridad y qué competencias han aparecido durante el ejercicio. Este análisis evita acumular cursos durante los últimos meses y permite comprobar si la inversión está produciendo mejoras en los puestos de trabajo.
Para una pyme, la revisión no necesita convertirse en un procedimiento complejo. Puede comenzar con una reunión entre dirección, responsables de equipos y personas encargadas de recursos humanos, prevención, tecnología o calidad. El objetivo es comparar lo previsto con la situación real del negocio y decidir qué formación debe mantenerse, modificarse, adelantarse o cancelarse.
1. Comprobar qué formación se ha realizado
El primer paso consiste en revisar las acciones incluidas en el plan anual y determinar su grado de ejecución. No basta con comprobar cuántos cursos se han impartido o cuántas personas han asistido.
La empresa debe analizar si los contenidos se completaron en las fechas previstas, si participaron los perfiles adecuados y si la formación respondió a una necesidad concreta. También conviene identificar las actividades aplazadas y conocer por qué no se realizaron.
Un retraso puede deberse a cargas de trabajo, falta de disponibilidad de los empleados, problemas con el proveedor o una programación poco realista. Detectar esas causas permite reorganizar el calendario sin concentrar todas las acciones pendientes en el último trimestre.
La asistencia tampoco demuestra por sí sola que se hayan adquirido nuevas competencias. La revisión debe preguntarse si los participantes aplican lo aprendido, si necesitan acompañamiento adicional y si el contenido sigue siendo útil para sus funciones.
2. Utilizar indicadores del negocio para detectar necesidades
La actualización del plan debe partir de información observable. Los errores repetidos, los tiempos de ejecución, las reclamaciones de clientes, los accidentes, los incidentes informáticos, la rotación y los cambios de puesto pueden señalar carencias de conocimientos o habilidades.
Las evaluaciones de desempeño y las conversaciones con los responsables de equipo también ayudan a localizar dificultades. Un descenso de productividad no siempre se resuelve con formación, pero puede revelar que los empleados no conocen un procedimiento, una herramienta o una modificación normativa.
Antes de programar un curso, la pyme debe comprobar si el problema está realmente relacionado con las competencias. En ocasiones, la causa puede encontrarse en una carga de trabajo excesiva, instrucciones contradictorias, equipos inadecuados o procesos mal diseñados.
La formación debe responder a una necesidad definida y contar con un resultado esperado. Reducir errores, mejorar el uso de una aplicación o reforzar la seguridad son objetivos más útiles que limitarse a completar un número determinado de horas.
Fundae considera la evaluación una fase necesaria para comprobar la adecuación entre los objetivos formativos y los resultados obtenidos. Esta revisión puede incorporar indicadores diferentes según la modalidad, la duración y el colectivo participante.
3. Reordenar las competencias prioritarias
Las necesidades que parecían más relevantes al comenzar el ejercicio pueden haber cambiado. La adquisición de maquinaria, la implantación de un programa de gestión o la apertura de una línea comercial pueden exigir conocimientos que no aparecían en el plan inicial.
La revisión debe combinar las competencias técnicas de cada puesto con capacidades transversales. La gestión de proyectos, la comunicación, el liderazgo, la atención al cliente y la organización del trabajo pueden influir en los resultados tanto como el conocimiento de una herramienta.
La ciberseguridad merece una atención específica. Los empleados intervienen diariamente en la gestión de contraseñas, correos electrónicos, archivos, dispositivos y datos empresariales. INCIBE ofrece recursos de formación y concienciación para que pymes y autónomos conozcan los riesgos más habituales y adopten pautas de prevención.
También debe revisarse la formación relacionada con la inteligencia artificial. Las empresas que utilizan estos sistemas necesitan explicar qué herramientas están autorizadas, qué información puede introducirse, cómo deben verificarse las respuestas y cuándo una decisión debe volver a una persona.
El Reglamento europeo de IA obliga a los proveedores y responsables del despliegue de estos sistemas a adoptar medidas que garanticen un nivel suficiente de alfabetización entre las personas que los utilizan. La preparación debe adaptarse a sus conocimientos, experiencia, formación y contexto de uso. Esta obligación se aplica desde el 2 de febrero de 2025.
4. Medir la aplicación en el puesto de trabajo
La evaluación no debe terminar cuando concluye el curso. Resulta conveniente comprobar varias semanas después si los participantes aplican los conocimientos y si se han producido cambios en la actividad.
Una formación sobre un programa informático puede evaluarse mediante la reducción de errores, el tiempo necesario para completar una tarea o el número de consultas internas. Una acción sobre seguridad puede medirse observando el cumplimiento de los procedimientos y la evolución de los incidentes.
Las encuestas de satisfacción aportan información sobre el docente, los materiales y la organización, pero no acreditan por sí solas que exista una mejora. La empresa necesita relacionar la formación con indicadores relevantes para el puesto.
Cuando los resultados no son los esperados, puede ser necesario modificar el contenido, incorporar ejercicios prácticos, ofrecer tutorías o revisar si participaron las personas adecuadas. El seguimiento también ayuda a decidir qué proveedores y formatos funcionan mejor.
5. Revisar el crédito de formación disponible
Las empresas que cotizan por formación profesional disponen de un crédito anual para formar a sus trabajadores mediante bonificaciones en las cuotas de la Seguridad Social. Su cuantía depende de las cotizaciones y de la plantilla media, y la gestión puede realizarse directamente o a través de una entidad organizadora.
La revisión del plan debe incluir el crédito disponible, las acciones comunicadas, los costes justificables y las bonificaciones ya aplicadas. No conviene esperar a diciembre para iniciar esta comprobación, porque la formación requiere comunicación previa, impartición, evaluación y notificación de finalización.
Fundae establece que el inicio de un grupo formativo debe comunicarse, como mínimo, dos días naturales antes de que comience. Una vez notificada su finalización, la bonificación puede aplicarse hasta el último día hábil para presentar el recibo de liquidación de cotizaciones correspondiente a diciembre del ejercicio.
La prioridad no debe ser gastar todo el presupuesto disponible mediante cursos poco relacionados con el negocio. La programación debe atender necesidades reales, mantener la documentación exigida y permitir que los empleados dispongan de tiempo para completar las acciones.
Una revisión realizada antes del último trimestre ofrece margen para corregir desviaciones, redistribuir recursos y preparar el siguiente ejercicio. El resultado debe ser un plan más breve si es necesario, pero vinculado a los cambios, riesgos y objetivos actuales de la pyme.
