Un buen sistema de seguimiento es una de las herramientas más útiles para ayudar a las personas a crecer. El progreso sólo puede demostrarse comparando el pasado y el presente. El seguimiento es el único método para evaluar tanto la cantidad como la calidad del desempeño de las personas, de un departamento o grupo de trabajo, o de la organización en general.
Cada objetivo, organizacional o personal, necesita una fecha límite u objetivo. Sin una fecha límite, no hay presión para rendir al máximo de su capacidad. Los plazos proporcionan un “empuje” motivacional. Una vez que las personas descubren lo que pueden hacer, ese nuevo nivel de productividad se convierte en un desafío constante para el logro.
Elija un sistema de seguimiento que cumpla con estos criterios:
1-Sistema de medición apropiado. Asegúrese de que la herramienta de seguimiento mida cada aspecto importante de la actividad. Si tu objetivo es reducir la cantidad de días entre la recepción y el envío de los pedidos, no se alegrará de descubrir que el intervalo de tiempo se redujo de tres días a uno si también se entera de que la tasa de error aumentó del uno al ocho por ciento. En este caso, un plan de seguimiento debe incluir tanto la velocidad como la precisión.
2-Fácil de usar. La herramienta de medición no debe aumentar significativamente la carga de trabajo. Si cada trabajador debe pasar una hora al día simplemente completando el informe, perderá una gran cantidad de tiempo valioso que podría haberse utilizado en esfuerzos más productivos.
3-Fácil de interpretar. Las herramientas de seguimiento deben presentar los hechos de manera visible en una forma que revele rápidamente los hechos pertinentes. Los cuadros, gráficos e informes resumidos con comparaciones en paralelo con el último período del informe son fáciles de leer e interpretar. Lo que aprende de los informes lo ayuda a decidir qué hacer a continuación. Asegúrese de que la información de seguimiento se utilice para avanzar en la consecución de las metas.
He conocido muchas empresas que han gastado miles de euros en desarrollar y definir un plan estratégico para su organización. Cientos de folios perfectamente estructurados y presentados con su misión, visión, valores, líneas de actuación, planes de acción por departamento, etc. También he de decir que la mayoría de esos planes solo cubrían un expediente y la mayoría de ellos se quedaban en cajones o colgados en la intranet.
Muchas veces tenemos claramente definidos los objetivos (qué queremos conseguir) y las metas (los pasos que nos llevan a conseguir nuestros objetivos) lo que no tenemos definida esa fecha tope en la que quiero conseguirlo y sobre todo, un plan de seguimiento de mis metas. Si no se de donde parto, ni se cual es mi avance, se pasará otro año más y tus objetivos organizacionales, profesionales o personales seguirán siendo papel mojado. ¿A qué esperas para tomar las riendas de tu destino?
