En el caso de startups y empresas emergentes, uno de los retos más comunes e importantes a los que se enfrentan en sus primeros pasos es el de definir y regularizar su estructura fundacional. Se trata de un proceso complejo que implica un conocimiento de aspectos que no tienen por qué dominar los responsables de la startup, es por ello por lo que vamos a exponer una serie de herramientas para facilitar estas acciones.

La estructura fundacional de una startup hace referencia al conjunto de elementos que definen su forma jurídica, su organización interna, su capital social, sus relaciones con los socios, los inversores y los clientes, y sus obligaciones fiscales, laborales y contables.

Para que una startup pueda crecer y consolidarse en el mercado, necesita tener una estructura fundacional adecuada que le permita operar de forma legal, eficiente y transparente.

La estructura organizativa de una startup puede tener un impacto significativo en su éxito y crecimiento, pues una estructura bien diseñada y regularizada puede ayudar a la startup a establecer roles y responsabilidades claras, reducir los problemas y conflictos de alguna salida de la empresa por parte de un socio, promover la eficiencia operativa y facilitar la toma de decisiones.

Además, una estructura fundacional adecuada puede atraer y retener talento clave, así como ayudar a la startup a obtener financiación y apoyo de inversores.

Regularizar la estructura fundacional de una startup también puede ayudar a evitar duplicidades de tareas, establecer una comunicación clara y fomentar un entorno de trabajo colaborativo.

Al definir roles y responsabilidades, se establecen expectativas claras y se promueve la rendición de cuentas, lo que puede mejorar la eficiencia y la productividad en la startup.

• Pasos previos

1. Definir los objetivos y estrategias: esto ayudará a determinar qué roles y funciones son necesarios para alcanzar dichos objetivos y cómo se deben organizar internamente.
2. Identificar los roles y responsabilidades clave: incluye determinar quién será el CEO (Chief Executive Officer), CFO (Chief Financial Officer), CTO (Chief Technology Officer) y otros roles directivos y ejecutivos.
3. Diseñar una estructura organizativa: definir la jerarquía y las relaciones entre los diferentes roles y departamentos, así como establecer líneas claras de comunicación y toma de decisiones.
4. Contratar y formar al equipo: es importante buscar personas con las habilidades y experiencia necesarias para desempeñar sus roles de manera efectiva y contribuir al crecimiento de la startup.
5. Establecer procesos y sistemas: esto incluye la implementación de herramientas de gestión de proyectos, sistemas de comunicación interna y otros procesos que faciliten la colaboración y la eficiencia en el trabajo diario.
6. Fomentar la cultura de la startup: es importante establecer los valores y principios fundamentales de la empresa y fomentar una cultura de trabajo colaborativa, innovadora y orientada al crecimiento.
7. Revisar y ajustar regularmente: la estructura organizativa de una startup no es estática y debe revisarse y ajustarse regularmente a medida que la empresa crece y evoluciona. Es importante estar abierto a cambios y adaptarse a las nuevas necesidades y desafíos a medida que surgen.

• 6 pasos clave para regularizar la estructura fundacional de tu startup

Regularizar la estructura fundacional de una startup implica cumplir con una serie de requisitos y trámites que varían según el sector y el tipo de actividad que se desarrolle. Algunos de los aspectos más importantes que hay que tener en cuenta son:

1.- Elegir la forma jurídica más adecuada

Existen diferentes tipos de formas jurídicas que ofrecen distintas ventajas y desventajas según el número de socios, el capital mínimo, la responsabilidad, la fiscalidad y la flexibilidad.

Algunas de las formas jurídicas más comunes para las startups son el empresario individual, la sociedad limitada (SL), la sociedad civil y la sociedad anónima (SA).

2.- Redactar los estatutos sociales

En el ámbito de las sociedades mercantiles, los estatutos sociales son el documento que regula el funcionamiento interno de la sociedad, estableciendo sus objetivos, su denominación, su domicilio, su duración, su capital social, sus órganos de gobierno, sus derechos y obligaciones de los socios, y las normas para la toma de decisiones, la distribución de beneficios y la resolución de conflictos.

3.- Constituir la sociedad ante notario

Una vez redactados los estatutos sociales, se debe acudir a un notario para otorgar la escritura pública de constitución de la sociedad, que debe contener los datos de los socios fundadores, el capital social aportado, las actividades económicas que se van a desarrollar, la forma jurídica elegida, los estatutos sociales y la designación de los administradores.

4.- Inscribir la sociedad en el Registro Mercantil

La escritura pública de constitución de la sociedad debe presentarse en el Registro Mercantil del domicilio social de la misma.

5.- Alta en la actividad económica

Para poder iniciar la actividad económica, se debe comunicar a la Administración Tributaria el inicio de la actividad, el régimen fiscal aplicable, el domicilio fiscal y el epígrafe del Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE) que corresponda a la actividad/actividades que se van a desarrollar.

6.- Cumplir con las obligaciones laborales

Si la startup va a contratar trabajadores, debe cumplir con una serie de obligaciones laborales, como dar de alta a los trabajadores en la Seguridad Social, elaborar los contratos de trabajo, pagar las cotizaciones sociales, llevar un registro de la jornada laboral, tener en cuenta los protocolos de obligado cumplimiento, y elaborar las nóminas.

• La importancia de contar con asesores especializados

Regularizar la estructura fundacional de una startup puede ser un proceso complejo, costoso y tedioso, que requiere de conocimientos jurídicos, fiscales, contables y laborales. 

Además, puede tener consecuencias legales, económicas y operativas para el futuro de la startup, por lo que es fundamental hacerlo bien desde el principio.

Por eso, es muy recomendable contar con el asesoramiento de profesionales especializados que puedan orientar y acompañar a los emprendedores en este proceso, ofreciéndoles soluciones a medida, agilizando los trámites y evitando errores y sanciones.