El próximo 1 de diciembre de 2023 termina el plazo para que todas las empresas con más de 50 personas trabajadoras tengan implantado su canal de denuncias o sistema interno de información.
Desde www.tucanaldedenuncias.net hemos realizado esta guía para que tengas toda la información básica que necesitas y responder a muchas preguntas que las empresas nos hacen en el ámbito del canal de denuncias.
El pasado 21 de febrero de 2023 entró en vigor la Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (“Ley 2/2023”).
Responde a la obligación de transponer la Directiva 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión
En este sentido, las principales novedades que introduce esta norma son las siguientes:
- Obliga a implementar canales internos de información a las entidades públicas y a las privadas de 50 o más trabajadores/as (entre otras), que deberán cumplir determinadas características y garantías mínimas.
- Requiere la tramitación efectiva de las comunicaciones, en la que también habrá que respetar una serie de garantías y derechos mínimos.
- Se exige la integración de todos los canales de las entidades en un único sistema interno de información, garantizando así que la recepción y tramitación de todas las comunicaciones sobre potenciales infracciones cumplan las exigencias de la Ley 2/2023.
- Se exige que las entidades admitan y tramiten denuncias anónimas.
- Dispone la creación de la Autoridad Independiente de Protección al Informante, con potestades sancionadoras en esta materia y con responsabilidades de gestión del canal externo de denuncias que también crea la ley, así como de las medidas de apoyo a los informantes, entre otras funciones. En Andalucía es la Oficina Antifraude de la Junta de Andalucía.
- Impone la obligación al órgano de administración o de gobierno de designar a un responsable del sistema de información interno.
¿A QUÉ TIPO DE COMUNICACIONES SE APLICA?
El ámbito objetivo de la norma comprende todas las comunicaciones que versen sobre:
• infracciones del Derecho de la Unión Europea cuando afecten a alguna de las materias señaladas en el Anexo I de la Directiva de Whistleblowing,
• infracciones administrativas graves o muy graves; o
• hechos delictivos.
¿A QUIÉN PROTEGE LA LEY?
A cualquier persona que en un contexto laboral o profesional haya obtenido información sobre presuntas infracciones, ya sea en el sector público o en el privado.
La protección no se circunscribe a los empleados/as de los sujetos obligados, sino también a cualquier otra persona que, en el ejercicio profesional o en el marco de la prestación de servicios, haya interactuado con dichos sujetos.
La Ley 2/2023 incluye el siguiente listado no exhaustivo:
• empleados públicos;
• trabajadores por cuenta ajena; autónomos;
• accionistas, miembros del órgano de administración, dirección o supervisión de una entidad;
• voluntarios, becarios y trabajadores en períodos de formación; y
• cualquier persona que trabaje para contratistas, subcontratistas y proveedores
Las comunicaciones pueden referirse a hechos conocidos en el ámbito de una relación laboral o profesional, todavía en vigor, ya finalizada o incluso no iniciada (por ejemplo, si se refiere a infracciones relativas a procesos de selección o de negociación precontractual).
El alcance de la protección se extiende a las personas relacionadas con el informante (compañeros de trabajo, familiares, personas jurídicas para las que trabaje o de las que sea titular, etc.). Asimismo, se extenderá a toda persona física que haya asistido al informante y, específicamente, a los representantes legales de los trabajadores en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.
¿QUIÉN DEBERÁ IMPLEMENTAR UN SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN?
La obligación de disponer de un sistema interno de información se prevé tanto para las entidades públicas como para las privadas que se indican a continuación:
ÁMBITO PÚBLICO
• Administraciones estatales, autonómicas y locales, así como sus organismos o entidades dependientes.
• Autoridades administrativas independientes (Banco de España, Seguridad Social, etc.).
• Universidades públicas.
• Corporaciones de Derecho Público.
• Fundaciones del sector público.
• Sociedades mercantiles participadas mayoritariamente por alguna de las entidades enumeradas anteriormente.
• Órganos constitucionales, de relevancia constitucional o análogos autonómicos.
ÁMBITO PRIVADO
• Personas físicas o jurídicas que tengan contratados a 50 o más trabajadores/as
• Personas jurídicas que entren en el ámbito de aplicación del Derecho comunitario en materia de servicios, productos y mercados financieros, prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, seguridad del transporte o protección del medio ambiente.
• Partidos políticos, sindicatos, así como las organizaciones empresariales y fundaciones creadas por ellos que reciban fondos públicos.
¿CUÁL ES EL PLAZO DE IMPLANTACIÓN?
El plazo máximo de implementación de los sistemas internos de información será de 3 meses a partir de la entrada en vigor de la ley (hasta el 13 de junio de 2023).
Excepcionalmente, las entidades con más de 50 empleados/as y menos de 250 tendrán hasta el 1 de diciembre de 2023 para cumplir con la normativa.
¿QUÉ PERSONAS SON RESPONSABLES DE LA IMPLEMENTACIÓN Y GESTIÓN DEL SISTEMA?
En lo que se refiere a la implementación, la responsabilidad recae en el órgano de administración o de gobierno de cada entidad y tendrá la condición de responsable del tratamiento de los datos personales del sistema interno de información.
En lo que respecta a la gestión del sistema y la tramitación de las comunicaciones, las entidades deberán contar con un responsable del sistema interno de información, que deberá cumplir los siguientes requisitos:
• Ser específicamente designado por el órgano de administración o de gobierno.
• En caso de tratarse de un órgano colegiado, este deberá delegar en uno de sus miembros la gestión del sistema y la tramitación de los expedientes de investigación.
• Deberá gozar de plena independencia y autonomía respecto del resto de los órganos de la entidad (incluyendo el órgano de administración).
• En el sector privado, deberá ser un directivo de la entidad que asumirá exclusivamente esas funciones (salvo que no estuviera justificado), si bien podrá coincidir en la persona responsable de la función de cumplimiento normativo, también podrá ser un profesional externo.
• El nombramiento o el cese deberá ser notificado a la Autoridad Independiente de Protección del Informante en el plazo de los 10 días hábiles siguientes.
¿QUÉ REQUISITOS DEBE REUNIR EL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN?
El sistema interno de información constituirá el cauce preferente para la comunicación y tramitación de denuncias
Los principios esenciales del sistema interno de información pueden sintetizarse en los siguientes:
• Garantía de confidencialidad de la identidad del informante y de cualquier tercero mencionado, así como del tratamiento de la información y su investigación. Ofreciendo la posibilidad de ofrecer un sistema de denuncias anónimo, si así lo requiere el denunciante
• Garantías frente a la adopción de represalias.
• Respeto al principio de presunción de inocencia y derecho de defensa de las partes afectadas.
• Garantía de independencia, imparcialidad y ausencia de conflictos de interés.
• Tramitación efectiva de las comunicaciones.
Adicionalmente, las entidades estarán obligadas a disponer de una política que enuncie los principios generales del sistema y un protocolo de gestión de comunicaciones, que deberá ser aprobado por el órgano de administración.
¿CÓMO DEBERÁN FORMULARSE LAS COMUNICACIONES?
El sistema de información contará con un canal interno para la gestión de las comunicaciones, con la posibilidad de externalizarlo a través de un tercero, que deberá ofrecer garantías adecuadas de respeto de la independencia, la confidencialidad, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones, y que tendrá la consideración de encargado del tratamiento a efectos de la legislación sobre protección de datos personales.
En cualquier caso, la gestión por un tercero externo no podrá suponer un traslado de las obligaciones atribuidas al responsable del sistema en persona distinta.
¿CUÁL ES EL RÉGIMEN DE PUBLICIDAD Y REGISTRO?
Las entidades que cuenten con una página web deberán incluir en su página de inicio (en una sección separada y fácilmente identificable) información clara y accesible sobre el uso de todo canal interno de información que hayan implantado, así como sobre los principios esenciales del procedimiento de gestión.
De igual manera, los sujetos obligados deberán disponer de un libro-registro de las comunicaciones recibidas y las de investigaciones realizadas. Dicho registro no será público y únicamente podrán acceder a él los jueces y tribunales en el marco de un procedimiento judicial.
¿QUÉ PLAZOS NUEVOS HAY QUE TENER EN CUENTA?
En caso de que el informante solicite mantener una reunión presencial, la entidad deberá fijarla dentro del plazo máximo de siete días desde la formulación de la petición.
Tras la recepción de la comunicación, la entidad deberá enviar acuse de recibo al informante en el plazo máximo de siete días.
El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación se establece en tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días después de efectuarse la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requirieran una ampliación del plazo, en cuyo caso este podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.
Si esta decisión no se adoptara en un plazo de tres meses, deberá suprimirse del sistema la comunicación, salvo con el fin de mantener evidencia del funcionamiento del sistema y de forma anonimizada si fueran comunicaciones no cursadas.
¿QUÉ SANCIONES SE PREVÉN PARA INFRACCIONES MUY GRAVES?
En caso de incumplimiento o implementación deficiente de los sistemas de información, las entidades podrían enfrentarse a sanciones que, podrían alcanzar:
- Multas de hasta 1.000.000 de euros para las personas jurídicas y 300.000 euros para las personas físicas.
- Amonestaciones públicas.
- Prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un plazo de 4 años.
- Prohibición de contratación con la administración pública
El hecho de no implantar el canal de denuncias se considera una infracción grave.
